Refund & Cancellation Policy

This policy covers subscription fees for HRWork, paid online through CHIP (debit or credit card; yearly plans may also be paid by FPX online banking) as a renewing subscription (see How payment works). It forms part of our Terms of Service.

1. How billing works

• Free trial: 90 days with full access. No card is needed and nothing is charged when the trial ends, so there is nothing to refund. You are only charged once you subscribe to a plan and pay.
• Billing periods: monthly or yearly, paid in advance. Prices are in Ringgit Malaysia (RM) on our Pricing page.
• Renewal: if you paid by card, the card is saved by CHIP and charged automatically at the start of each month or year until you cancel. Otherwise we email a CHIP payment link a week before each renewal. CHIP emails a receipt for every payment.

2. How to cancel

1. Sign in as your company's admin or HR manager, open Billing and choose Cancel subscription. You can also email hello@hrwork.my (or WhatsApp +60 18-588 2459) with your company name and HRWork web address, and we will cancel it for you.
2. The cancellation takes effect at the end of the current paid period, and Billing shows the date your plan ends.
3. Your plan stays active until the end of the period you have paid for. Nothing more is charged.

A cancellation is on time if you cancel before the next billing period starts. Until then you can change your mind and resume the subscription in Billing. Cancelling does not delete your data; to close your account and delete data, see Account Deletion.

3. When we refund

Fees are non-refundable, including for a part-used period or unused months of a yearly plan, except in these cases:

• Duplicate or incorrect charge: if you were charged twice for the same period, or were charged more than the price of your plan, we refund the extra amount in full.
• Charge after an on-time cancellation: if you cancelled on time and were still charged for a later period, we refund that charge in full.
• Material reduction of the service: if we stop providing the service, or remove a core feature of your plan (such as payroll), during a period you have paid for, we refund the unused part of that period, pro-rated by day.
• When the law requires it: including any right you have under the Consumer Protection Act 1999.

When you change plan in Billing, moving to a dearer plan starts straight away and you pay the price difference for the rest of the current period. Moving to a cheaper plan, or between monthly and yearly, starts at your next renewal, so nothing is refunded for the current period.

4. How to request a refund

1. Email hello@hrwork.my with the subject "Refund request".
2. Include your company name, the payment date and amount, the reference number from CHIP's receipt email, and the reason.
3. We reply to confirm we have your request within 2 working days, and tell you our decision within 7 working days.
4. An approved refund goes back to the card or bank account you paid with, through CHIP, within 14 working days of our decision. Your bank or card issuer may take a few more days to show it.

If you think a charge is wrong, please contact us before raising a dispute with your bank; we can usually fix it faster.

5. Mobile app

The HRWork mobile app is free and has no in-app purchases. If we ever sell anything inside the app, refunds for those purchases are handled by Apple (App Store) or Google (Google Play) under their own refund policies.

Bahasa Malaysia

Polisi ini meliputi yuran langganan HRWork yang dibayar dalam talian melalui CHIP (kad debit atau kredit; pelan tahunan juga boleh dibayar melalui perbankan dalam talian FPX) sebagai langganan yang diperbaharui (lihat Cara pembayaran). Ia sebahagian daripada Terma Perkhidmatan kami.

1. Cara bil berfungsi

• Percubaan percuma: 90 hari dengan akses penuh. Tiada kad diperlukan dan tiada caj apabila percubaan tamat, jadi tiada apa untuk dikembalikan. Anda hanya dicaj selepas melanggan pelan dan membayar.
• Tempoh bil: bulanan atau tahunan, dibayar di awal tempoh. Harga dalam Ringgit Malaysia (RM) di halaman Harga.
• Pembaharuan: jika anda membayar dengan kad, kad itu disimpan oleh CHIP dan dicaj secara automatik pada awal setiap bulan atau tahun sehingga anda membatalkan. Jika tidak, kami menghantar pautan bayaran CHIP melalui e-mel seminggu sebelum setiap pembaharuan. CHIP menghantar resit melalui e-mel bagi setiap bayaran.

2. Cara membatalkan

1. Log masuk sebagai pentadbir atau pengurus HR syarikat anda, buka Billing dan pilih Cancel subscription. Anda juga boleh e-mel hello@hrwork.my (atau WhatsApp +60 18-588 2459) bersama nama syarikat dan alamat web HRWork anda, dan kami akan membatalkannya untuk anda.
2. Pembatalan berkuat kuasa pada akhir tempoh berbayar semasa, dan halaman Billing menunjukkan tarikh pelan anda tamat.
3. Pelan anda kekal aktif sehingga akhir tempoh yang telah dibayar. Tiada caj lagi selepas itu.

Pembatalan dikira tepat pada masanya jika anda membatalkan sebelum tempoh bil seterusnya bermula. Sebelum itu anda boleh menukar fikiran dan menyambung semula langganan di halaman Billing. Pembatalan tidak memadam data anda; untuk menutup akaun dan memadam data, lihat Pemadaman Akaun.

3. Bila kami membuat bayaran balik

Yuran tidak dikembalikan, termasuk bagi tempoh yang sebahagiannya telah digunakan atau bulan yang belum digunakan dalam pelan tahunan, kecuali dalam keadaan berikut:

• Caj berganda atau salah: jika anda dicaj dua kali bagi tempoh yang sama, atau dicaj lebih daripada harga pelan anda, kami memulangkan lebihan itu sepenuhnya.
• Caj selepas pembatalan tepat pada masanya: jika anda telah membatalkan tepat pada masanya tetapi masih dicaj bagi tempoh berikutnya, kami memulangkan caj itu sepenuhnya.
• Pengurangan perkhidmatan yang ketara: jika kami berhenti menyediakan perkhidmatan, atau membuang ciri utama pelan anda (seperti gaji), dalam tempoh yang telah anda bayar, kami memulangkan bahagian tempoh yang belum digunakan, secara pro-rata mengikut hari.
• Apabila dikehendaki undang-undang: termasuk sebarang hak anda di bawah Akta Perlindungan Pengguna 1999.

Apabila anda menukar pelan di halaman Billing, pertukaran ke pelan yang lebih mahal bermula serta-merta dan anda membayar perbezaan harga bagi baki tempoh semasa. Pertukaran ke pelan yang lebih murah, atau antara bulanan dan tahunan, bermula pada pembaharuan seterusnya, jadi tiada bayaran balik bagi tempoh semasa.

4. Cara memohon bayaran balik

1. E-mel hello@hrwork.my dengan subjek "Refund request".
2. Sertakan nama syarikat, tarikh dan jumlah bayaran, nombor rujukan daripada e-mel resit CHIP, dan sebabnya.
3. Kami mengesahkan penerimaan permohonan dalam tempoh 2 hari bekerja, dan memaklumkan keputusan dalam tempoh 7 hari bekerja.
4. Bayaran balik yang diluluskan dikembalikan ke kad atau akaun bank yang anda gunakan untuk membayar, melalui CHIP, dalam tempoh 14 hari bekerja selepas keputusan kami. Bank atau pengeluar kad anda mungkin mengambil beberapa hari lagi untuk memaparkannya.

Jika anda rasa sesuatu caj itu salah, sila hubungi kami sebelum membuat pertikaian dengan bank anda; kami biasanya dapat menyelesaikannya dengan lebih cepat.

5. Aplikasi mudah alih

Aplikasi mudah alih HRWork adalah percuma dan tiada pembelian dalam aplikasi. Jika kami menjual apa-apa dalam aplikasi pada masa hadapan, bayaran balik bagi pembelian tersebut dikendalikan oleh Apple (App Store) atau Google (Google Play) mengikut polisi bayaran balik mereka.